Tilojen ja tilaisuuksien varaus- ja peruutusehdot
Poikkeus alla oleviin ehtoihin koronan vuoksi
Normaalit peruutusehdot ovat voimassa mikäli peruutus tulee asiakkaan/varaajan omista syistä. Mikäli valtiovallan tai terveysviranomaisten puolelta tulee rajoituksia, niin peruutusehtoja sovelletaan tapauskohtaisesti. Lähtökohta on se, että mikäli kuluja ei ole vielä syntynyt Airport Hotel Oululle niin peruutuskulujakaan ei veloiteta. Henkilöstön työtunnit vahvistetaan viikkoa ennen, jolloin palkkakulut toteutuvat, vaikka tilaisuus peruttaisiinkin ja raaka-aineet tilataan 4 vrk. ennen tilaisuutta.
Alustavan varauksen voimassaoloaika on yksi viikko varauspäivämäärästä lukien. Ellei varauksesta saada vahvistusta ko. ajassa, se raukeaa. Vahvistukset ja peruutukset pyydetään tekemään kirjallisesti, esim. sähköpostia käyttäen.
Vahvistetun varauksen voi peruuttaa kuluitta 31 vrk ennen saapumista. Peruutuskulut 30 – 21 vrk ennen perutuista varauksista 50 %. Kulut 75 % peruutuksista 20 – 14 vrk ennen tulopäivää. Kulut 100 % 13 – 0 vrk ennen saapumista.
Tilaisuuden tarkentaminen: Pyydämme toimittamaan viikkoa ennen tilaisuutta tarkan ohjelman, josta selviävät:
- Ohjelma, aikataulu, menu ja ateria-ajat
- Tarkat tiedot erityisruokavalioista (huomioimme ilmoituksenne mukaisesti tarjoiluissa yleisimmät ruoka-aineallergiat ja seuraavat ruokavaliot ilman erillistä veloitusta: vähälaktoosinen, laktoositon, maidoton, gluteeniton ja kasvisruokavalio. Ilmoituksenne mukaisesti huomioimme muut mahdolliset elämäntapoihin/valintoihin tms. liittyvät ruokavaliot 5 € lisämaksusta/ruokavalio.)
- Osanottajamäärä (+ lasten lukumäärä)
- Tilaisuuden isäntä / emäntä ja yhteystiedot
- Mahdolliset erityistoivomukset
- Laskutusohje nimi- ja osoitetietoineen
Vahvistetun tilauksen lopullinen henkilömäärä (= +/- 10 % vahvistetusta määrästä) tulee ilmoittaa kolme arkipäivää ennen tilaisuutta.
Laskutamme tämän henkilömäärän (tai minimilaskutusmäärän) mukaisesti tai mikäli henkilömäärä nousee sen jälkeen, toteutuneen henkilömäärän mukaisesti. Nimilistat majoittujista huonejakoineen tarvitsemme käyttöömme viimeistään 7 vrk ennen saapumista.